Factur-X est l'un des trois formats de la facture électronique française, avec UBL et CII : un PDF lisible, qui contient les données de la facture en XML. L'e-reporting est la transmission à l'administration des données qui ne passent pas par une facture électronique, notamment les ventes à l'étranger et l'encaissement des prestations de services.
Pour un cabinet de recrutement ou une ESN, le premier se règle chez la plateforme agréée. Le second touche chaque honoraire encaissé.
Article vérifié le 11 novembre 2026. Calendrier général : voir notre article sur la facturation électronique obligatoire.
Factur-X, UBL et CII : trois formats, un seul contenu
Les trois formats portent les mêmes données de facture : vendeur, client, SIREN, lignes, montants, TVA, échéance. Factur-X les présente aussi en PDF pour une lecture humaine ; UBL et CII sont des fichiers de données seuls. La réforme accepte les trois, et la plateforme agréée convertit si votre client en attend un autre.
| Format | Ce que c'est | Lisible par une personne |
|---|---|---|
| Factur-X | PDF qui contient un fichier XML | Oui |
| UBL | Fichier XML, standard international | Non, sans outil |
| CII | Fichier XML, standard des Nations unies | Non, sans outil |
Pour un cabinet, la question n'est donc pas « quel format choisir », mais « les données que j'envoie à ma plateforme sont-elles complètes ». Une facture Factur-X sans SIREN client reste rejetée.
Un PDF avec des données n'est pas une facture électronique tout seul
Un fichier Factur-X envoyé par e-mail ne remplit pas l'obligation d'émission. La facture doit passer par une plateforme agréée, qui la transmet à celle du client et envoie les données à l'administration. Le format est une condition, la plateforme en est une autre.
L'e-reporting : ce qui est transmis, et quand
L'e-reporting est la transmission à l'administration, par la plateforme agréée, de deux familles de données : les ventes qui ne font pas l'objet d'une facture électronique entre entreprises françaises, et les encaissements des prestations de services. Il suit le calendrier de l'émission : septembre 2027 pour une PME.
Les ventes hors facture électronique
Sont concernées les ventes à des particuliers et les ventes à des entreprises établies hors de France. Pour un cabinet qui place un candidat chez un client à Genève ou à Bruxelles, ou une ESN qui facture une filiale étrangère, la facture reste une facture classique, mais ses données sont transmises par e-reporting.
Les encaissements des prestations de services
Un honoraire de placement et une facture de régie au TJM sont des prestations de services. Sauf option pour les débits, la TVA est due au paiement. L'administration a donc besoin de la date et du montant encaissés, par taux de TVA.
- Pour un client français, cette information passe par le statut « encaissée » de la facture électronique.
- Pour un particulier, elle passe par l'e-reporting des paiements.
- Pour une entreprise cliente établie hors de France, la prestation est en général taxable dans son pays : seules les données de la transaction sont transmises, pas celles du paiement.
Si un client paie en deux fois, deux encaissements sont transmis. Un acompte encaissé l'est aussi, à son montant.
Ce que cela change dans un cabinet ou une ESN
Le rapprochement entre factures et paiements devient une donnée transmise, et plus seulement une tâche de fin de mois. Pour un cabinet, cela veut dire savoir, facture par facture, ce qui a été payé et quand, et que la plateforme agréée le sache aussi. Pour une ESN, la même chose sur des dizaines de factures mensuelles.
Trois habitudes aident :
- Une facture, un paiement identifiable. Demandez au client de reprendre le numéro de facture dans le libellé du virement.
- Les clients étrangers repérés sur leur fiche, pour que leurs factures suivent le bon chemin.
- Un suivi des règlements à jour chaque semaine, pour que le statut « encaissée » parte à temps.
Dans Marvin
Marvin ne produit pas de fichier Factur-X et ne transmet rien à l'administration : c'est le rôle de votre plateforme agréée. Il prépare la facture depuis le placement ou le CRA validé, suit les règlements facture par facture et relance, puis, pour un client établi en France, envoie la facture en brouillon dans Pennylane. Dans les autres cas, et pour un autre logiciel, les données s'exportent en CSV.
Voir le logiciel de facturation pour cabinet de recrutement, et pour choisir l'outil qui transmet, notre article sur la plateforme agréée.
FAQ
Qu'est-ce que Factur-X ?
Factur-X est un format de facture électronique franco-allemand : un PDF lisible par une personne, qui contient un fichier XML lisible par un logiciel. C'est l'un des trois formats acceptés par la réforme française, avec UBL et CII, qui sont des fichiers XML seuls.
Dois-je produire moi-même un fichier Factur-X ?
Non. Votre plateforme agréée produit le format attendu par la plateforme de votre client à partir des données de la facture. Ce qui compte de votre côté, c'est que ces données soient complètes et justes : SIREN, catégorie de l'opération, montants, taux de TVA.
Qu'est-ce que l'e-reporting ?
L'e-reporting est la transmission à l'administration de données qui ne passent pas par une facture électronique entre entreprises françaises : ventes à des particuliers, ventes à des clients établis à l'étranger, et données d'encaissement des prestations de services. Il passe par la plateforme agréée.
Un cabinet de recrutement est-il concerné par l’e-reporting ?
Oui, pour les encaissements : un honoraire de placement est une prestation de services, dont la TVA est due au paiement. La date et le montant encaissés sont transmis. Le cabinet l'est aussi pour chaque client établi hors de France. Le calendrier suit celui de l'émission.
À partir de quand l'e-reporting s'applique-t-il ?
Au même calendrier que l'émission des factures électroniques : depuis le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI, au 1er septembre 2027 pour les PME, les TPE et les micro-entreprises.