Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 13 mai 2025

La présente politique de confidentialité (ci-après, « Politique de confidentialité ») est fournie par MARVIN (société par actions simplifiée de droit français, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 907 981 237, dont le siège social est situé 126 rue Saint Maur, 75011 Paris, ci-après « Marvin ») en tant que responsable du traitement des données personnelles collectées lorsque vous consultez/naviguez sur notre site marvins.ai (le « Site »).

Vous pouvez contacter Marvin :

Marvin est particulièrement sensible au traitement respectueux des données personnelles des utilisateurs naviguant sur son Site au regard du Règlement UE 2016/679 relatif à la protection des données et de la version consolidée de la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés (collectivement, la « Réglementation » applicable) dans les conditions suivantes.

Article 1 — Données collectées et finalités

Lorsque vous naviguez sur notre Site, nous sommes susceptibles de recueillir les informations suivantes :

  • les informations relatives à l'identification de votre terminal lors de la navigation sur le Site grâce aux cookies (veuillez vous reporter à l'Article 7 ci-dessous) ;
  • votre adresse email, lorsque vous demandez une démo à Marvin, vos nom et prénom, votre nom d'entreprise, votre poste actuel, vos coordonnées électroniques, votre numéro de téléphone, si vous disposez déjà d'une solution, le nombre de personnes qui utiliseront la solution Marvin, le type de profils que vous recrutez, ainsi que tout élément que vous prendrez soin d'indiquer dans votre message d'information accompagnant votre demande de démo. Marvin collecte ces informations pour vous contacter concernant une démo de nos produits.
  • Vos nom, prénom, coordonnées électroniques, justificatif d'identité (le cas échéant, en cas de doute sur votre identité et pour des questions de sécurité) lorsque vous exercez vos droits (dans les conditions indiquées à l'Article 6 de la Politique de confidentialité), afin de répondre à vos demandes d'exercice.
  • Lorsque vous demandez une démo, nous pouvons vous proposer l'enregistrement de la session, uniquement si vous l'acceptez. Dans cette situation, nous collectons des informations relatives à votre voix, votre image et nos échanges. Ces enregistrements sont destinés uniquement à Marvin, comme indiqué ci-dessous, pour améliorer nos performances marketing.
  • Toute information que vous choisissez de fournir dans le chatbot (fourni par Livechat).
  • Les informations comportant un astérisque (*) sont obligatoires lorsque vous demandez une démo. Si vous ne souhaitez pas les communiquer, vous êtes dûment informé que votre demande pourrait ne pas être relayée à Marvin.

Article 2 — Bases légales de nos traitements

Les informations mentionnées ci-dessus sont collectées sur les bases légales suivantes :

  • La validation du bandeau « cookies » présent sur le Site permet de recueillir votre consentement (nous vous invitons à vous reporter à l'Article 7 de la Politique de confidentialité) ;
  • Votre consentement à la communication de vos données, lorsque vous demandez une démo, en cochant la case correspondante ;
  • Votre consentement à la collecte de données et aux réponses à vos demandes lorsque vous communiquez vos données à Marvin pour exercer vos droits (tels que définis à l'Article 6 de la Politique de confidentialité) et l'exécution par Marvin des obligations légales pour répondre à votre demande ;
  • Votre consentement à l'enregistrement de nos conversations lors de nos démos, en cliquant sur le bouton lorsque la proposition d'enregistrement est faite.

Si après nous avoir donné votre consentement, vous changez d'avis et ne consentez plus à ce que nous vous contactions, collections vos informations ou les divulguions, vous pouvez nous en informer en contactant Marvin :

Article 3 — Destinataires des données

Les destinataires de vos données sont :

Marvin, ses équipes internes (commerciale, opérationnelle et juridique).

Sous-traitants de Marvin :

Les vidéos de démo sont destinées à un usage interne Marvin pour améliorer nos performances marketing.

Marvin vous informe que, dans le cadre des demandes de démo et de l'enregistrement de démo, le cas échéant, vos données peuvent être transférées en dehors de l'Espace économique européen (« EEE ») vers les États-Unis via nos sous-traitants Google (pour les démos et les cookies). Marvin vous informe qu'il a effectué des vérifications préalables sur les transferts en dehors de l'EEE et sur les garanties fournies par ces sous-traitants. Ces transferts sont effectués sur la base des clauses contractuelles standard de Google disponibles sur leur site web.

L'utilisation et le transfert par Marvin des informations reçues des API Google vers toute autre application respecteront la Politique de l'utilisateur des services API Google, y compris les exigences d'utilisation limitée.

Article 3 bis — Données utilisateur Google (intégrations Gmail et Google Agenda)

Lorsque vous connectez votre compte Google à Marvin (intégration optionnelle, activée à votre initiative depuis l'application Marvin, accessible notamment à l'adresse marvins.ai), Marvin accède à certaines données de votre compte Google via les API Google, dans les conditions décrites ci-dessous. Cet accès est soumis à votre consentement explicite via l'écran d'autorisation Google (OAuth) et peut être révoqué à tout moment.

Données auxquelles Marvin accède (champs d'autorisation / « scopes »). Marvin demande uniquement les autorisations nécessaires aux fonctionnalités que vous activez :

  • openid, .../auth/userinfo.email, .../auth/userinfo.profile — votre identifiant, votre adresse email et vos informations de profil de base, pour vous authentifier et créer/relier votre compte ;
  • .../auth/calendar et .../auth/calendar.events — la lecture et la création d'événements dans votre Google Agenda, pour planifier et synchroniser les entretiens et rendez-vous depuis Marvin ;
  • .../auth/gmail.send — l'envoi d'emails en votre nom, pour vous permettre d'envoyer vos emails de recrutement et d'approche (outreach) depuis Marvin ;
  • .../auth/gmail.readonly — la lecture de vos emails, strictement pour détecter et rattacher les réponses des candidats aux échanges en cours et alimenter la chronologie (timeline) du candidat concerné.

Utilisation des données. Les données Google sont utilisées exclusivement pour fournir les fonctionnalités décrites ci-dessus, à votre demande. Marvin n'utilise pas vos données Google à des fins publicitaires. Marvin n'utilise pas les données Google Workspace (Gmail, Google Agenda) pour entraîner, améliorer ou développer des modèles d'intelligence artificielle ou d'apprentissage automatique, qu'ils soient généralistes ou propres à Marvin.

Partage des données. Marvin ne vend ni ne transfère vos données Google à des tiers. Elles ne sont accessibles qu'à vous-même et, de façon strictement technique, à notre hébergeur Google Cloud (sous-traitant). Marvin ne partage ces données avec aucun autre tiers, sauf obligation légale.

Stockage et protection. Les jetons d'accès (tokens OAuth) délivrés par Google sont chiffrés au repos et les communications sont chiffrées en transit (TLS). Les données sont hébergées au sein de l'Union européenne (Google Cloud, Belgique) et l'accès est cloisonné par organisation cliente (isolation des tenants). L'accès des équipes Marvin est restreint aux personnes autorisées.

Conservation et suppression. Vous pouvez déconnecter votre compte Google à tout moment depuis l'application : les jetons d'accès et autorisations associés sont alors révoqués et supprimés. Vous pouvez également demander la suppression de vos données en écrivant à support@marvinrecruiter.com ; la suppression intervient dans les délais indiqués à l'Article 4.

Usage limité (« Limited Use »). L'utilisation et le transfert par Marvin des informations reçues des API Google respectent la Politique relative aux données utilisateur des services API Google (Google API Services User Data Policy), y compris ses exigences d'usage limité (Limited Use). Pour en savoir plus : https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy

Article 4 — Durée de conservation des données

Les données collectées par Marvin dans le cadre de la présente politique sont conservées pendant la durée nécessaire à la finalité du traitement ou pour répondre aux obligations légales ou réglementaires et dans le respect de la législation et de la Réglementation applicables, à savoir :

  • Données collectées lors de votre navigation sur le Site (cookies) : ces informations sont supprimées au bout de 3 ans (maximum) sous forme de cookie dans votre navigateur. Veuillez vous reporter à l'Article 7 et à notre politique relative aux cookies pour plus d'informations ;
  • Données collectées lors de votre utilisation de Marvin : conservées pour une durée de 2 ans. Marvin Recruiter s'engage à vous informer de l'obsolescence des données dans un délai maximum de soixante (60) jours avant leur expiration.
  • Demande de suppression de compte : vos données seront supprimées dans un délai maximum de trente (30) jours.
  • Données collectées lors des demandes de démo : ces données sont conservées trente (30) jours maximum à compter de votre demande de démo ;
  • Données collectées dans le cadre de la gestion de vos droits : les données sont soumises à suppression un (1) an en cas d'exercice des droits d'accès et de rectification à compter de la date de réception de votre demande et trois (3) ans en cas d'exercice du droit d'opposition à compter de la date de réception de votre demande.

Article 5 — Obligations de Marvin

En tant que responsable du traitement pour les traitements définis aux présentes, Marvin s'engage à :

  • Mettre en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité du traitement, garantir la protection de vos droits et répondre aux exigences de la Réglementation, lors de la navigation et de l'utilisation de notre Site ;
  • Restreindre l'accès à vos données aux personnes dûment autorisées ;
  • Avoir sensibilisé et formé son personnel au traitement des données, aux dispositions de la Réglementation en vigueur et à leurs conséquences ;
  • Ne jamais transférer vos données, de quelque manière que ce soit, à un tiers sans vous en avoir dûment informé préalablement ;
  • Garantir l'ensemble de vos droits d'information, d'accès, de portabilité, de suppression, de correction, d'opposition et de limitation sur vos données collectées dans les conditions définies à l'Article 6 de la Politique de confidentialité ;
  • Notifier à l'autorité de contrôle compétente (Commission nationale de l'informatique et des libertés ou CNIL) et à vous-même, le cas échéant, toute faille de sécurité présentant un risque élevé pour vos droits et libertés dans un délai de soixante-douze (72) heures à compter de la découverte de la faille, si la Réglementation l'exige ;
  • Supprimer vos données dans les délais indiqués à l'Article 4 des présentes.

Article 6 — Vos droits concernant vos données

Nous vous informons que vous disposez de droits importants concernant vos données, à savoir :

  • Droit à l'information ;
  • Droit d'accès ;
  • Droit de rectification ;
  • Droit à la suppression ;
  • Droit à la limitation du traitement ;
  • Droit d'opposition ;
  • Droit à la portabilité,

concernant vos données personnelles.

Vous pouvez exercer valablement vos droits en écrivant un email à support@marvinrecruiter.com, ou par courrier, à l'adresse : Marvin, 126 rue Saint Maur, 75011 PARIS.

Dans ce cadre, Marvin peut demander des justificatifs de votre identité pour éviter les risques d'usurpation d'identité. Marvin disposera d'un (1) mois à compter de la réception de la demande pour y répondre (sauf demande particulièrement complexe).

En outre, si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez déposer une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente. Pour la France, il s'agit de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), 3 Place de Fontenoy, 75007 Paris — Tél : 01 53 73 22 22. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le lien suivant : https://www.cnil.fr/

Article 7 — Cookies

Un cookie est un fichier texte stocké sur le disque dur de votre appareil par votre navigateur lorsque vous visitez notre Site pour reconnaître le terminal concerné à chaque fois que vous accédez à un contenu numérique contenant des cookies du même expéditeur.

Marvin peut stocker les cookies suivants :

Cookie Durée de vie Finalité
Google Analytics (statistiques) 13 mois et 24 h Mesure d'audience
Intercom (marketing) 90 jours —
Google Analytics (publicité) 13 mois et 24 h Publicité

Les cookies essentiels ne sont pas soumis à votre consentement.

Vous pouvez consentir aux cookies en cliquant sur l'onglet approprié « ok, tout accepter » du bandeau d'information qui apparaît lors de votre visite sur le site. Vous pouvez également refuser les cookies en cliquant sur l'onglet approprié « tout refuser » et/ou en activant les paramètres de votre navigateur. Marvin vous informe qu'il bénéficie des services du fournisseur de cookies Axeptio pour vous permettre d'optimiser vos paramètres. Nous enregistrerons votre consentement pour une durée maximale de six (6) mois avant de vous le redemander.

Vous pouvez également configurer vos cookies via les paramètres de votre navigateur. Vous êtes informé que le refus des cookies peut vous empêcher de naviguer / d'utiliser les fonctionnalités disponibles sur le Site.

Article 8 — Mises à jour de cette politique de confidentialité

Ces règles de confidentialité peuvent évoluer. Toute réduction de vos droits au titre de ces règles de confidentialité ne pourra être appliquée sans votre consentement exprès. Nous publierons toute modification des règles de confidentialité sur cette page et, en cas de modifications significatives, nous publierons un avertissement bien visible (y compris, pour certains services, par notification par email).

Si Marvin fait l'objet d'une acquisition par ou d'une fusion avec une autre société, nous nous engageons à garantir la confidentialité de vos données personnelles et à vous informer avant que ces données ne soient transférées ou soumises à de nouvelles règles de confidentialité.

Article 9 — Questions et coordonnées

Pour tout exercice de vos droits ou si vous souhaitez simplement obtenir plus d'informations, contactez-nous à support@marvinrecruiter.com, ou par courrier à : MARVIN, 126 rue Saint Maur, 75011 Paris.