La mayoría de las guías describen el proceso de selección en 7 etapas: definir la necesidad, redactar la oferta, hacer sourcing, precalificar, realizar las entrevistas, decidir, incorporar. Es correcto, para una empresa que contrata para sí misma.
Una agencia de selección o una empresa de servicios IT vive 12. Antes del encargo, hay que detectar la necesidad y vender. En el medio, hay que convencer a candidatos que no están buscando y presentar una terna de candidatos a un cliente que tiene su propio calendario. Después, hay que facturar.
Estas 5 etapas adicionales son las que las guías ignoran, y son a menudo aquellas en las que más tiempo y facturación se pierden. Aquí está el mapa completo de las 12 etapas, con el objetivo de cada una, el error más frecuente, el indicador a seguir y la herramienta que se encarga de ella.
Lo esencial
- El proceso de selección clásico cuenta 7 etapas, pensadas para una empresa que contrata para sí misma.
- Una agencia o una empresa de servicios IT vive 12: detección de la necesidad, brief del cliente, abordaje de candidatos pasivos, presentación de la terna al cliente y facturación se añaden a la base.
- En una agencia, el cliente decide, no el reclutador. El proceso tiene entonces 2 calendarios que sincronizar.
- Un proceso rara vez se rompe dentro de una etapa. Se rompe entre 2 etapas, cuando una información debe pasar de una herramienta a otra.
- El indicador que resume todo el proceso de una agencia es simple: el plazo entre el brief del cliente y la factura.
- El proceso no termina en la colocación: una bolsa de talento bien mantenida acorta la siguiente.
Por qué las guías se quedan en 7 etapas
El proceso de una empresa que contrata para sí misma
Una empresa que contrata parte de un puesto por cubrir en su propia estructura. La necesidad es interna, quien decide es interno, y la selección termina con la incorporación del nuevo colaborador.
En este marco, las 7 etapas clásicas bastan. No hay nada que vender antes, ningún tercero al que presentar candidatos, y nada que facturar después.
Las 5 etapas adicionales que vive una agencia o una empresa de servicios IT
Una agencia contrata por cuenta de un cliente. Eso cambia el inicio, el medio y el final del proceso.
- Al inicio, la necesidad no llega sola: hay que detectarla, luego venderla y acotarla con el cliente.
- En el medio, la agencia trabaja sobre todo con perfiles que no postulan: hay que abordarlos y convencerlos. Luego hay que presentar una terna de candidatos a un cliente que decide a su propio ritmo.
- Al final, la colocación desencadena una factura, y la selección solo es rentable una vez cobrado el pago.
| Dimensión | Empresa que contrata para sí misma | Agencia de selección o empresa de servicios IT |
|---|---|---|
| Punto de partida | Un puesto abierto internamente | Una necesidad del cliente por detectar y vender |
| Quién decide | La propia empresa | El cliente de la agencia |
| Candidatos buscados | Sobre todo candidaturas entrantes | Sobre todo perfiles pasivos por abordar |
| Número de etapas | 7 | 12 |
| Fin del proceso | La incorporación del colaborador | La factura cobrada |
| Indicador de éxito | Calidad y plazo de la contratación | Plazo del brief a la factura, tasa de colocación |
El mapa de las 12 etapas del proceso de selección
Las etapas marcadas con un asterisco son las que una empresa no vive cuando contrata para sí misma.
| Etapa | Objetivo | Error frecuente | Indicador | Herramienta Marvin |
|---|---|---|---|---|
| 1. Detectar la necesidad * | Detectar una oportunidad antes que el competidor | Esperar a que llame el cliente | Oportunidades abiertas al mes | Marvin Radar |
| 2. Tomar el brief del cliente * | Acotar el puesto, el contexto y los plazos | Brief oral nunca formalizado | Plazo del brief a la terna | Marvin Desk |
| 3. Definir el perfil | Distinguir lo indispensable de lo deseable | Lista de criterios imposible de cumplir | Diferencia entre el perfil buscado y los perfiles presentados | |
| 4. Redactar y publicar la oferta | Llegar a los candidatos adecuados en el lugar adecuado | Oferta vaga, publicada en todas partes sin seguimiento | Candidaturas cualificadas por canal | Marvin Career |
| 5. Hacer sourcing | Encontrar los perfiles, incluidos los que ya están en la base | Buscar fuera lo que ya está en la bolsa de talento | Proporción de perfiles procedentes de la bolsa de talento | Marvin Scout |
| 6. Abordar a los pasivos * | Convencer a candidatos que no están buscando | Mensaje genérico enviado en masa | Tasa de respuesta a los abordajes | Marvin Desk |
| 7. Precalificar | Descartar rápido y responder a todos | Candidaturas dejadas sin respuesta | Plazo de primera respuesta | |
| 8. Realizar las entrevistas | Evaluar y conservar un registro utilizable | Notas perdidas en un cuaderno | Informes vinculados a las fichas | Marvin Note |
| 9. Presentar la terna * | Dar al cliente lo necesario para decidir rápido | Envío de CV en bruto por correo | Plazo de respuesta del cliente | Marvin Board |
| 10. Decidir | Elegir según criterios comparables | Decisión por intuición, sin parrilla | Tasa de aceptación de las ofertas | |
| 11. Incorporar y hacer seguimiento | Asegurar la toma de puesto | Silencio tras la firma | Salidas durante el periodo de prueba | Marvin People (empresa de servicios IT) |
| 12. Facturar y hacer seguimiento * | Cobrar lo que se ha producido | Factura emitida a mano a fin de mes | Plazo de la colocación al cobro | Marvin Cash |
«Una agencia de selección no vende candidatos, vende un proceso. Cada vez que una información debe volver a copiarse de una herramienta a otra entre el brief y la factura, es ese proceso el que se fragiliza.»
Christophe Hébert, CEO y fundador de Marvin
Antes del encargo: las etapas que nadie describe
Etapa 1: detectar la necesidad antes que el cliente
En una agencia, un encargo a menudo se gana antes de que el cliente lo haya formulado. Una ronda de financiación, un nuevo directivo, una ola de ofertas publicadas en una cuenta objetivo: son señales de que una necesidad está por llegar.
El error clásico es esperar la llamada entrante. La agencia que llama en el momento adecuado, con un motivo preciso, lleva ventaja sobre todas las demás.
Ese es el papel de Marvin Radar: vigilar las ofertas de empleo, las rondas de financiación y los movimientos directivos, cruzarlos con su CRM y priorizar las cuentas a abordar. Nuestro agente Morning Brief le entrega cada mañana las señales relativas a sus cuentas, un funcionamiento que detallamos en nuestro artículo sobre los agentes de IA aplicados a la selección de personal.
Etapa 2: tomar el brief del cliente
El brief es el contrato moral del encargo. Todo lo que no se diga ahí saldrá más tarde, en el peor momento: un criterio olvidado, un salario poco realista, una persona que decide y que no se había identificado.
Un buen brief fija como mínimo:
- el contexto del puesto: creación, sustitución, crecimiento
- los criterios indispensables y los negociables
- el proceso del lado del cliente: quién decide, en cuántas entrevistas, en qué plazos
- las condiciones: retribución, ubicación, teletrabajo
El error frecuente es el brief tomado de forma oral y nunca formalizado. En Marvin Desk, que reúne el ATS y el CRM en la misma base, el brief queda vinculado a la oportunidad del cliente y sigue visible para todo el equipo durante todo el encargo.
El núcleo del proceso: del perfil a la entrevista
Etapa 3: definir el perfil
Definir el perfil es traducir el brief en criterios de selección. La disciplina se resume en una pregunta: de todos esos criterios, ¿cuáles son realmente eliminatorios?
Un perfil que acumula 12 exigencias al mismo nivel describe a un candidato que no existe. Distinga lo indispensable de lo deseable, y compruebe qué debe contener la ficha de puesto para seguir siendo a la vez exacta y atractiva.
Etapa 4: redactar y publicar la oferta
La oferta es lo primero que ve un candidato, y a menudo lo único si no postula. Una oferta de empleo precisa, con un contexto real y condiciones claras, atrae menos candidaturas pero más buenas.
La publicación sigue la misma lógica: más vale los canales adecuados que todos los canales. La multidifusión hace ganar tiempo siempre que se siga lo que aporta cada canal. Marvin Career publica sus ofertas en su sitio de empleo y en más de 90 portales de empleo, y recupera las candidaturas en su pipeline.
La oferta y el sitio de empleo también construyen su marca empleadora, mucho más allá del encargo en curso.
Etapa 5: hacer sourcing
El sourcing es la etapa en la que más tiempo se pierde con lo que ya se posee. Muchas agencias relanzan una búsqueda externa para cada encargo mientras perfiles que encajan duermen en su base.
Empiece siempre por su bolsa de talento. Un software de sourcing que busca por significado, y no solo por palabras clave exactas, hace aparecer perfiles que una búsqueda booleana habría pasado por alto. Eso es lo que hace Marvin Scout, tanto en su base como en LinkedIn.
Etapa 6: abordar a los candidatos pasivos
Es la etapa más propia del oficio de agencia. Los mejores perfiles no postulan: hay que ir a buscarlos, y darles un motivo para responder.
El error frecuente es el mensaje genérico enviado en masa. Degrada a la vez la tasa de respuesta y la imagen de la agencia. Un abordaje eficaz es breve, personalizado según el recorrido real del candidato, y seguido de recordatorios espaciados. El reclutamiento en LinkedIn sigue siendo el canal principal, pero no el único.
Las secuencias de Marvin Desk orquestan estos abordajes en LinkedIn, correo, WhatsApp y SMS, con cuotas que protegen sus cuentas, y agrupan las respuestas en una única mensajería.
Etapa 7: precalificar
La precalificación tiene 2 objetivos que parecen contradecirse: descartar rápido, y responder a todo el mundo.
Saber clasificar CVs sin descartar los buenos perfiles es un saber hacer en sí mismo. La precalificación mediante un breve intercambio telefónico evita después movilizar una entrevista completa en un perfil que no encaja.
El punto más descuidado sigue siendo la respuesta a los candidatos no seleccionados. Un candidato sin noticias es un candidato perdido para los siguientes encargos.
Etapa 8: realizar las entrevistas
La entrevista produce la información más valiosa del proceso: motivaciones, pretensiones salariales, disponibilidad, reservas. Y es a menudo la que se pierde más rápido, en un cuaderno o un documento que nadie volverá a abrir.
Estructure la entrevista de RRHH en torno a los criterios definidos en la etapa 3, y asegúrese de que su informe llegue a la ficha del candidato. Marvin Note se une a la videollamada, transcribe la conversación y vincula automáticamente el informe a la ficha del candidato.
Después de la elección: lo que distingue a una agencia
Etapa 9: presentar la terna de candidatos al cliente
En una agencia, el reclutador no elige: recomienda. La calidad de la presentación determina la velocidad de la decisión.
Una terna de candidatos útil presenta pocos perfiles, argumenta cada uno de ellos, y facilita la comparación. El error frecuente es el envío de CV en bruto por correo, seguido de recordatorios para obtener una respuesta.
Marvin Board, el portal de cliente incluido con Marvin Desk, permite compartir una terna de candidatos personalizable, hasta la anonimización, recoger las respuestas del cliente y darle una vista en tiempo real del avance, sin que necesite crear ninguna cuenta.
Etapa 10: decidir
La decisión es más rápida y más justa cuando los candidatos han sido evaluados con los mismos criterios. Una parrilla de scoring, construida a partir del perfil definido en la etapa 3, convierte una impresión en una comparación argumentada.
En una agencia, la decisión pertenece al cliente. El papel del reclutador es esclarecerla, y luego llevar la oferta hasta su aceptación por el candidato.
Etapa 11: incorporar y seguir el periodo de prueba
La contratación solo es exitosa si la persona se queda. Las primeras semanas son aquellas en las que se deciden la mayoría de las salidas tempranas.
Algunos puntos de contacto planificados suelen bastar: una llamada al final de la primera semana, un punto en el primer mes, otro antes del fin del periodo de prueba. Hemos detallado cómo seguir el onboarding de una contratación, y las reglas para renovar el periodo de prueba cuando es necesario.
Para una empresa de servicios IT, esta etapa toma otra forma: el consultor encadena encargos, y el reto pasa a ser anticipar el fin del encargo en curso. Marvin People hace seguimiento de los encargos, las disponibilidades y el tiempo entre encargos, y alerta 30 días antes del fin de un contrato para preparar la recolocación.
Etapa 12: facturar y hacer seguimiento
Una colocación solo es rentable una vez cobrada la factura. Sin embargo, es la etapa más a menudo tratada aparte, a fin de mes, a partir de información vuelta a copiar.
El error frecuente es esa reintroducción manual: cada factura reconstruida a mano supone un plazo adicional y un riesgo de error. Marvin Cash genera la factura en el momento en que la colocación se confirma en Marvin Desk, con la información ya presente, y luego gestiona los recordatorios.
El tema, además, va a evolucionar: la facturación electrónica se vuelve obligatoria entre profesionales, lo que hace que la calidad de los datos previos sea aún más importante.
La etapa que cierra el ciclo: reactivar la bolsa de talento
El proceso no termina en la colocación. Cada encargo deja tras de sí candidatos cualificados, no seleccionados pero pertinentes, que constituyen la materia prima de los siguientes encargos.
Una bolsa de talento bien mantenida acorta todas las etapas siguientes: menos sourcing externo, perfiles ya cualificados, una relación ya iniciada. A la inversa, una base que nunca se consulta no es más que un coste de almacenamiento.
Nuestro agente Talent Refresh identifica en su base los perfiles que vuelven a ser pertinentes para un encargo abierto, sin que nadie tenga que lanzar una búsqueda.
Dónde se rompe realmente un proceso de selección
Cuando una contratación fracasa, a menudo se busca la culpa en una etapa: un mal sourcing, una entrevista fallida. En la práctica, las rupturas se producen entre las etapas, en el momento en que una información debe cambiar de herramienta o de persona.
| Transición | Qué se pierde | Consecuencia |
|---|---|---|
| Del brief al perfil | Los matices dichos de forma oral | Candidatos fuera de objetivo presentados al cliente |
| Del sourcing al abordaje | El historial de un candidato ya contactado | Un mismo perfil contactado 2 veces por 2 consultores |
| De la entrevista a la ficha | Las pretensiones y las reservas | Una información que hay que volver a pedir al candidato |
| De la terna al cliente | Los retornos y sus motivos | Una decisión retrasada varios días |
| De la colocación a la factura | Los importes y los datos | Una factura con retraso o errónea |
Por eso el número de herramientas cuenta tanto como su calidad. Cada herramienta adicional añade una transición. En nuestros clientes, sustituir una pila de 5 a 7 herramientas por una suite unificada libera alrededor de 7 horas por semana y por consultor, precisamente porque estas transiciones desaparecen.
Si está comparando soluciones, hemos detallado los criterios para elegir un ATS para una agencia de selección.
Proceso de selección: nuestra conclusión
El proceso de selección de una agencia o de una empresa de servicios IT cuenta 12 etapas, no 7. Las 5 etapas adicionales, detectar, acotar, abordar, presentar y facturar, son las que distinguen el oficio, y las que las guías clásicas dejan de lado.
El rendimiento de un proceso no depende solo de la calidad de cada etapa. Depende sobre todo de lo que ocurre entre ellas. Un proceso en el que la información circula sin reintroducción manual, del brief a la factura, es un proceso más rápido y más fiable.
Esa es la lógica de nuestra suite para las agencias de selección y las empresas de servicios IT: una única base, desde la detección de la necesidad hasta el cobro. Si quiere ver su propio proceso cartografiado sobre estas 12 etapas, muéstrenoslo en 30 minutos.
FAQ
¿Cuáles son las etapas del proceso de selección?
Para una empresa que contrata para sí misma, se cuentan generalmente 7: definir la necesidad y el perfil, redactar y publicar la oferta, hacer sourcing, precalificar, realizar las entrevistas, decidir e incorporar. Una agencia de selección o una empresa de servicios IT añade 5 más: detectar la necesidad, tomar el brief del cliente, abordar a los candidatos pasivos, presentar la terna de candidatos al cliente y facturar.
¿Por qué una agencia de selección tiene más etapas que una empresa?
Porque contrata por cuenta de un cliente. Primero debe detectar y vender el encargo, trabaja sobre todo con candidatos que no están postulando, presenta sus recomendaciones a un cliente que decide y luego factura la colocación. Estas etapas no existen cuando una empresa contrata para sus propias necesidades.
¿Cuánto dura un proceso de selección?
No existe una duración estándar: depende del puesto, del mercado y de la disponibilidad de quienes deciden. La palanca más eficaz para reducirla rara vez se encuentra en una etapa aislada. Se encuentra en los plazos entre etapas, en particular los tiempos de respuesta a los candidatos y los retornos del cliente sobre la terna.
¿Cuál es la etapa más importante del proceso de selección?
El brief, o la definición de la necesidad en el caso de una empresa. Todas las etapas siguientes dependen de ella: un criterio mal definido al inicio produce una búsqueda mal orientada, entrevistas inútiles y una decisión difícil. En una agencia, un brief formalizado y compartido evita la mayoría de los vaivenes con el cliente.
¿Cómo optimizar el proceso de selección?
Empezando por las transiciones entre etapas más que por las etapas en sí mismas. Identifique los momentos en que una información se vuelve a introducir de una herramienta a otra, en que una respuesta tarda, en que un informe se pierde. Reducir el número de herramientas y centralizar la información en una única base elimina la mayoría de estas rupturas.
¿Qué software utilizar para gestionar todo el proceso de selección?
Para una empresa, un ATS cubre lo esencial del recorrido del candidato. Para una agencia o una empresa de servicios IT, también hay que cubrir la relación con el cliente, la presentación de las ternas y la facturación, algo que un ATS por sí solo no hace. La pregunta que hay que hacerse es simple: ¿cuántas herramientas más habrá que abrir además de la que elija?
¿Quién decide la contratación cuando se pasa por una agencia?
El cliente. La agencia selecciona, evalúa y recomienda candidatos, pero la decisión final pertenece a la empresa que contrata. El papel de la agencia es darle los elementos para decidir rápido y bien, y luego acompañar la oferta hasta su aceptación por parte del candidato.
